Incorporation d'une compagnie et rédaction de contrat

  • Incorporer une compagnie

Compagnie fédérale ou provinciale?

Azran & Associés peut vous aider à choisir entre la constitution d’une société fédérale ou provinciale. Le choix s’effectue en fonction du type d’activités de la future société et en fonction des lieux où elle fera affaire.

Quel nom choisir?

Le choix d’un nom est crucial pour le succès de votre entreprise. C’est l’image de marque de votre entreprise. Vous ne voulez pas commettre d’erreur et choisir un nom qui est déjà pris par quelqu’un d’autre. Vous risqueriez de vous faire poursuivre.

De plus, votre ordre professionnel peut exiger que votre nom de famille apparaisse dans le nom de la société, comme c’est par exemple la cas pour une pharmacie.

Il faut faire une recherche de nom et s’assurer qu’il n’y a pas de marque de commerce déjà enregistrée.

Compagnie à numéro ou pas?

Il est possible de reporter à plus tard le choix d’un nom. C’est parfois souhaitable de le faire.  Vous pouvez aussi déclarer seulement l’usage d’un nom commercial. Azran & Associés saura vous conseiller sur l’utilisation optimale d’une dénomination numérique.

Ai-je besoin d’un capital-actions?

Azran & Associés vous aidera à choisir le capital-actions qui correspond à vos besoins actuels et futurs en termes de financement et de mise de fonds de la part des actionnaires.

Qui sera au conseil d’administration?

Il est permis d’avoir un seul administrateur. Si vous êtes plusieurs, Azran & Associés vous conseillera sur l’élection, l’organisation de votre conseil, ses réunions et la façon de consigner les décisions ou résolutions au livre de société.

Ai-je besoin d’une Convention entre actionnaires?

S’il y a plus d’un actionnaire, il est toujours préférable d’avoir une convention entre actionnaires. Si un actionnaire décède, la succession deviendra leur nouveau partenaire, en l’absence de convention. La Convention entre actionnaires est toujours préférable.

Combien de temps pour l’obtention des statuts?

Dans le cas d’une société numérique, les statuts peuvent souvent être obtenus le même jour. Dans le cas d’une société avec un nom, il faut calculer environ une semaine.

Ai-je besoin de numéros de TPS et de TVQ?

Si la société fournit des services taxables, il sera nécessaire d’obtenir des numéros de TPS et de TVQ qui devront apparaître sur les factures données aux clients. Azran & Associés se charge de remplir les formulaires et autres formalités pour l’obtention de ces numéros pour vous.

Ai-je besoin d’un numéro d’employeur pour déductions à la source (DAS)

Si votre entreprise aura des employés, Azran & Associés se charge des formalités pour que vous deveniez employeur.

Ai-je besoin d’un livre de minutes?

La loi exige de conserver les registres de la société, à jour, au siège social de l’entreprise. Le Livre de société, souvent appelé Livre des minutes (Minute book) contient la liste des administrateurs, des actionnaires, registres des actions émises, constitution, règlements, résolutions, convention des actionnaires, etc. Azran & Associés peut organiser votre livre de société, le tenir à jour et en plus, vous le fournir sur une clé USB.

Formalités au Registraire des entreprises du Québec

Toute personne ou société qui fait affaire au Québec doit être enregistrée au Registraire des entreprises du Québec. Azran & Associés peut préparer et déposer en votre nom votre déclaration initiale et vos déclarations de mise à jour subséquentes.

Livre de minutes virtuel

Azran & Associés peut vous fabriquer un livre de minutes virtuel et vous le livrer sous forme de clé USB, pour vos dossiers.

  • Mise à jour de sociétés et de livres de minutes

Changement d’administrateur

Tout changement d’adresse, d’administrateur, d’actionnaire ou de dirigeant doit être signalé au Registraire des entreprises du Québec et à Corporation Canada si nécessaire. Azran & Associés pour vous assister dans les formalités à accomplir.

Changement au nom, capital-actions

Tout changement de nom ou de capital-actions ou autre changement doit être autorisé par le conseil d’administration et ratifié par les actionnaires avant de demander aux autorités d’émettre des statuts de modification. Azran & Associés rédige vos résolutions d’autorisation. Ensuite, il y a le dépôt des statuts et finalement, il y a l’organisation des changements au livre de société. Par exemple, si le nom de la société a changé, il faut changer le nom sur les certificats d’actions.

Fusion, liquidation, dissolution

Pour des raisons de commodité ou pour des raisons fiscales, des sociétés peuvent être fusionnées. Azran & Associés s’occupe de fusionner vos sociétés et travaillera avec votre fiscaliste pour un résultat optimal.

Il peut arriver qu’une société devienne inutile, ou qu’elle soit abandonnée. Azran & Associés peut s’occuper des formalités de liquidation et de dissolution, souvent de concert avec votre comptable.

Achat, vente ou transfert des actions

Les transactions impliquant le transfert des actions nécessitent un contrat, des résolutions du conseil d’administration et le transfert des actions. Azran & Associés peut documenter votre transaction et faire en sorte qu’elle apparaisse dans votre livre de société.

Assemblées annuelles et résolutions annuelles

Chaque année, une assemblée annuelle doit avoir lieu. Des résolutions, signées par tous les actionnaires et tous les administrateurs, peuvent tenir lieu de réunions et d’assemblées. Azran & Associés peut rédiger et préparer ces résolutions pour vous.

Chaque année, les états financiers doivent être formellement acceptés par le conseil d’administration, ils doivent être présentés aux actionnaires et les administrateurs et dirigeants doivent être élus ou réélus. Azran & Associés peut préparer les résolutions annuelles pour vous et s’occuper de communiquer au Registraire des entreprises du Québec tout changement dans les administrateurs ou dirigeants.

  • Rédaction et révision de contrats

La convention entre actionnaires

Elle est utile lorsqu’il y a plus d’un actionnaire. Il est possible de prévoir une rotation pour le poste de président, par exemple. Il est recommandé de prévoir ce qui se passera en cas de décès. Dans le cas de décès d’un actionnaire, l’autre ne veut pas nécessairement continuer à opérer avec le conjoint ou les enfants de son ancien partenaire. Il faut donc prévoir que la société ou l’actionnaire restant rachètera obligatoirement les actions de l’actionnaire décédé. Il est utile de proposer un mécanisme de sortie pour celui qui veut se retirer des affaires de la société, avant qu’il n’aille vendre ses actions à n’importe qui que les autres ne connaissent pas. Par exemple, les autres actionnaires voudront peut-être prévoir un droit de premier refus. Et ainsi de suite. Azran & Associés peut rédiger votre convention entre actionnaires.

Le contrat de travailleur autonome

Si vous êtes travailleur autonome et que vous travaillez pour plusieurs clients, il est préférable de faire signer à vos clients un contrat.

  • Autres services corporatifs

Vérification diligente de livres de société

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